Detentiecentrum Teylingereind: Slimme Digitalisering van Jongerenbestellingen

Vraagstuk

De jongeren in deze jeugdgevangenis kunnen voor een bescheiden budget bestellingen doen via de instelling. Denk aan melk, beleg, chips, telefoonkaarten en ingrediënten om een keer zelf te koken.

Daarvoor leverden ze elke week een formulier in bij de cipiers, die vervolgens met de hand in excelsheets werden overgezet. Omslachtig? Zeker! En allerminst waterdicht. Hoe kon dit omslachtige en foutgevoelige offline proces op een slimme en veilige manier digitaal gemaakt worden?

Oplossing

Pindrop ontwikkelde een beveiligd intern bestelplatform op maat, dat geïntegreerd is met het boekhoudpakket van de instelling.

Hierop kunnen de jongeren inloggen met een persoonlijke code en wekelijks hun bestellingen plaatsen. Daarvoor hoeven ze alleen maar aan te vinken waar ze behoefte aan hebben op een overzichtelijk ingericht scherm.

Dankzij de ingebouwde rekenmodule kunnen ze hun budget niet overschrijden. Hun boodschappenlijstje dienen ze online in, en twee dagen later nemen ze hun spullen in ontvangst.

Achter de schermen

Het bestelplatform werkt net zo goed als het eruitziet. Aan de achterkant is het gekoppeld aan het boekhoudsysteem Exact Globe van de instelling, zodat elke bestelling hier rechtstreeks in terechtkomt en wordt verwerkt. Foutloos, en zonder tijdrovende handelingen.

Extra aandacht hebben we besteed aan de beveiliging van dit systeem, een cruciale eis in deze omgeving. Onder andere door een extra stap in te bouwen tussen het bestelplatform en het boekhoudpakket.

Resultaat

De jongeren plaatsen hun bestellingen via een eigentijds systeem in een beveiligde digitale omgeving. Het gevangenispersoneel bespaart zichzelf een hoop tijdrovend en foutgevoelig handwerk.

De boekhouding rondom de bestellingen is dankzij de integratie gegarandeerd kloppend én tegelijkertijd zo veilig. En iedereen krijgt op tijd precies de artikelen die hij besteld heeft. Zo kan het dus ook!