Op maat gemaakt bestelplatform voor het Jeroen Bosch Ziekenhuis

Inleiding

Het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) in Den Bosch staat bekend om zijn toewijding aan medische zorg voor ruim 360.000 inwoners in de regio. Naast de hoofdlocatie in Den Bosch, bedienen zij ook vestigingen in Boxtel, Drunen, Zaltbommel en Rosmalen. Voor JBZ is het essentieel om een spilfunctie te vervullen voor de huisartsenpraktijken in de regio, niet alleen door directe patiëntenzorg te bieden, maar ook door medische hulpmiddelen en artikelen beschikbaar te stellen. Om deze dienstverlening te optimaliseren, heeft JBZ gekozen voor een online bestelplatform op maat, ontwikkeld door Pindrop.

Vraagstuk

Het Jeroen Bosch Ziekenhuis wilde huisartsenpraktijken in de regio de mogelijkheid bieden om medische hulpmiddelen zoals urinepotjes en bloedafnamesets online te bestellen. De standaard webshop-software bleek echter niet geschikt om de specifieke wensen van JBZ te vervullen. De vereisten waren onder andere het vermogen om per gebruiker te bepalen welke artikelen zichtbaar waren, de mogelijkheid om bestellimieten in te stellen en een naadloze integratie met het boekhoudsysteem Afas. Pindrop werd ingeschakeld om een maatwerkoplossing te bieden die aan deze eisen voldeed.

Aan de slag

Het project startte met een workshop geleid door de product owner van Pindrop. Tijdens deze sessies verkende het team de wensen en behoeften van JBZ. Dit resulteerde in een gedetailleerd document met specificaties, een zogenaamde ‘document of requirements’, dat als basis diende voor de ontwikkeling van het platform. Het doel was om een oplossing te creëren die perfect aansloot bij de interne processen en behoeften van JBZ.

Oplossing

Pindrop ontwikkelde een op maat gemaakt systeem bestaande uit een backoffice en een webshopomgeving. De backoffice stelt JBZ in staat om te bepalen welke artikelen zichtbaar zijn voor welke gebruikers, en biedt de mogelijkheid om bestellimieten in te stellen. Dit voorkomt problemen zoals een tekort aan artikelen bij hoge vraag, zoals tijdens de COVID-pandemie.

Een cruciaal onderdeel van de oplossing is de integratie met het boekhoudsysteem Afas, waardoor dubbele administratie wordt voorkomen en de financiële afwikkeling van bestellingen automatisch verloopt. Het maatwerksysteem biedt ook de mogelijkheid voor praktijken om zich te abonneren op artikelen die tijdelijk niet op voorraad zijn, met automatische notificaties wanneer deze weer beschikbaar zijn.

Daarnaast is het systeem flexibel in het afhandelen van bestellingen. Afhankelijk van het type artikel wordt de bestelling via verschillende routes afgehandeld; sommige artikelen worden rechtstreeks in Afas geplaatst, terwijl andere artikelen zoals formulieren en etiketten direct naar specifieke afdelingen worden gemaild. Deze maatwerkoptie maakt het mogelijk voor JBZ om de workflow volledig aan te passen aan hun interne processen.

Aangezien het platform uitsluitend wordt gebruikt door huisartsen die op zoek zijn naar snelheid en efficiëntie, ligt de focus op een gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface. Dit staat in contrast met consumentgerichte websites, waarbij de nadruk vaak ligt op visuele aantrekkingskracht en grafische elementen.

Resultaat

Het op maat gemaakte bestelplatform van Pindrop functioneert inmiddels soepel voor alle 400 aangesloten huisartsenpraktijken. Het systeem is volledig geïntegreerd in de werkprocessen van JBZ, wat heeft geleid tot aanzienlijke tijdswinst en een duidelijk overzicht van de orderstatus. Dit heeft de efficiëntie verhoogd en het werk van inkopers, orderpickers en de financiële administratie vergemakkelijkt.

Het succes van dit project benadrukt de kracht van maatwerk en de waarde die Pindrop biedt door te luisteren naar de specifieke behoeften van hun klanten en daarop in te spelen met innovatieve oplossingen. Het JBZ-platform is een uitstekend voorbeeld van hoe een goed ontworpen webplatform kan bijdragen aan de optimalisatie van interne processen en klanttevredenheid.